Відділ загальної та організаційної роботи

ЛЕБЕДІВСЬКА СІЛЬСЬКА РАДА

КАМ’ЯНСЬКОГО РАЙОНУ  ЧЕРКАСЬКОЇ ОБЛАСТІ

ІІ сесія  VII скликання

РІШЕННЯ

14.01. 2019                                      Лебедівка                                 № 2-11 /VІІ

Про  створення  відділу загально-організаційного

забезпечення виконавчого комітету

Лебедівської сільської  ради.

         Відповідно до ст.26, пудпункту 10 пункту 4 статті 42, п.4 ст.54 Закону  України «Про місцеве самоврядування в Україні», сільська рада

В И Р І Ш И Л А :

       1. Створити  відділ загально-організаційного забезпечення виконавчого комітету Лебедівської сільської  ради.

      2. Визначити місцезнаходження відділу загально-організаційного забезпечення виконавчого комітету Лебедівської сільської  ради за адресою : 20840, Черкаська область, с.Лебедівка, вулиця Центральна, будинок 3.

     3. Затвердити Положення відділу загально-організаційного забезпечення виконавчого комітету Лебедівської сільської  ради згідно з додатком.

     4. Начальнику відділу  бухгалтерського обліку та звітності Лебедівської сільської ради Сторчак Н.М. передбачити кошти на утримання відділу загально-організаційного забезпечення виконавчого комітету Лебедівської сільської  ради.

     5. Контроль за виконанням даного рішення покласти на постійну комісію з питань бюджету, соціально-економічного розвитку та управління комунальним майном.

Сільський голова                                                                         В.Бражник.

ЗАТВЕРДЖЕНО

рішенням другої сесії

Лебедівської сільської 

ради

14.01.2019  № 2-11/УІІ

ПОЛОЖЕННЯ

про відділ загально-організаційного забезпечення виконавчого комітету Лебедівської сільської  ради

І. Загальні положення.

1.1. Відділ загально-організаційного забезпечення виконавчого комітету Лебедівської сільської ради (далі - Відділ) є структурним підрозділом виконавчого комітету Лебедівської сільської ради, підпорядковується сільському голові та секретареві сільської ради (виконкому).

1.2. У своїй діяльності Відділ керується Конституцією України, законами України «Про місцеве самоврядування в Україні», «Про службу в органах місцевого самоврядування», постановами Верховної Ради України, актами Президента України, постановами та розпорядженнями Кабінету Міністрів України, Положенням про виконавчий комітет, Статутом Лебедівської сільської  територіальної громади, Інструкцією з діловодства у Лебедівській сільській  раді, виконавчому комітеті та структурних підрозділах, Порядком здійснення діловодства з питань доступу до публічної інформації, розпоряд ником якої є виконавчий комітет Лебедівської сільської  ради, Порядком оформлення та подання запитів на інформацію розпорядником якої є виконавчий комітет Лебедівської сільської ради, Регламентом сільської  ради, Регламентом виконавчого комітету сільської ради, розпорядженнями сільського голови та цим Положенням.

1.3. Посадові інструкції працівників Відділу затверджує сільський голова.

1.4. Відділ має дві круглі печатки «Для довідок» і «Для документів» із своїм найменуванням та штампи.

ІІ. Основні завдання, функції та права Відділу.

2.1. Основними завданнями Відділу є:

2.1.1. організаційне забезпечення діяльності сільської ради та її виконавчого комітету, координація з організаційних питань, встановлення єдиного порядку документування і роботи з документами, скорочення кількості документів та взаємодія з структурними підрозділами селищної ради та її виконавчого комітету.

 2.1.2. Ведення діяльності протокольної частини виконавчого комітету, постійних депутатських комісій та пленарних засідань сільської  ради.

2.1.3. Організація кадрової роботи, в основу якої покладено принципи служіння територіальній об’єднаній громаді, дотримання прав місцевого самоврядування, самостійності кадрової політики та реалізації Закону України «Про службу в органах місцевого самоврядування», документальне оформлення проходження служби в органах місцевого самоврядування та трудових відносин.

 ІІІ. Відділ відповідно до покладених на нього завдань виконує такі функції

3.1. З питань організаційного забезпечення діяльності:

3.1.1. Здійснює контроль за дотриманням єдиної системи діловодства, виконання встановлених чинним законодавством правил роботи з документами.

3.1.2. Щоденно уточнює та корегує план заходів за участю сільського голови, секретаря ради (виконкому), заступників сільського голови та працівників структурних підрозділів сільської  ради та її виконавчого комітету.

3.1.3. Здійснює ведення та постійне оновлення бази даних квартирного обліку.

3.1.4. Здійснює постійну роботу громадської приймальні: прийом громадян, консультації, роз’яснення.

3.1.5. Здійснює реєстрацію листів, пропозицій, заяв, скарг, звернень юридичних та фізичних осіб та інших документів, які надходять до виконавчого комітету сільської ради, окрім документів, які зазначені у додатку 9 до Інструкції з діловодства у Лебедівській сільській  раді, виконавчому комітеті та структурних підрозділах.

3.1.6. Слідкує за недопущенням неоднозначних, необґрунтованих або неповних відповідей на звернення громадян, із порушенням строків, установлених законодавством, безпідставної передачі розгляду звернень іншим органам. Готує і надає сільському голові, секретареві ради (виконкому), заступникам сільського голови інформацію про факти порушень виконавчої дисципліни та формального ставлення до розгляду звернень громадян в структурних підрозділах сільської  ради та її виконавчого комітету.

3.1.7. За дорученням сільського голови, його заступників, секретаря сільської ради (виконкому) або самостійно надсилає структурним підрозділам сільської ради та її виконавчого комітету, підприємствам, організаціям і установам для розгляду пропозиції, заяви і скарги громадян, картки особистого прийому громадян для відповідного реагування, отримує від них необхідну інформацію.

3.1.8. З’ясовує причини, що породжують повторні звернення громадян, систематично аналізує випадки безпідставної відмови в задоволенні законних вимог заявників, проявів упередженості, халатності та формалізму при розгляді звернень, якщо такі випадки виникають.

3.1.9. Здійснює реєстрацію вихідної кореспонденції сільської ради та її виконавчого комітету.

3.1.10. Здійснює організаційне забезпечення засідань виконкому, пленарних засідань, підготовки нарад, інших заходів, що проводяться сільським  головою, його заступниками, структурними підрозділами сільської ради та її виконавчого комітету.

3.1.11. Здійснює редагування, друкування і розмноження рішень виконавчого комітету та сільської  ради, інших документів, забезпечує своєчасне доведення їх до структурних підрозділів сільської ради та її виконавчого комітету, підприємств, установ, організацій, службових осіб та громадян; у необхідних випадках видає копії, виписки з прийнятих радою та виконавчим комітетом документів.

3.1.12. Готує матеріали для розгляду постійними депутатськими комісіями та подальшого розгляду їх на пленарних засіданнях.

3.1.13. Організовує особистий прийом громадян сільським  головою, веде особові картки прийому громадян, контролює вирішення порушених у них питань, узагальнює та аналізує пропозицій, що містяться в них, розробляє пропозиції, спрямовані на усунення причин, які породжують обґрунтовані скарги і звернення громадян.

3.1.14. За дорученням сільського голови, секретаря сільської  ради (виконкому) перевіряє в структурних підрозділах сільської  ради та її виконавчого комітету стан організації діловодства, роботи із зверненнями громадян, ведення номенклатури справ.

3.1.15. Складає номенклатуру справ відділу та зведену номенклатуру Лебедівської сільської ради та її виконавчого комітету.

3.1.16. На основі пропозицій структурних підрозділів сільської ради та її виконавчого комітету формує перспективні плани роботи сільської ради.

3.1.17. У межах своєї компетенції бере участь у розробленні структури сільської ради та штатного розпису, контролює розроблення Положень та Статутів структурних підрозділів сільської  ради та її виконавчого комітету.

3.1.18. Веде реєстраційний облік громадян з дотриманням вимог чинного законодавства про захист персональних даних у формі картотек.

3.1.19. Веде електронний реєстр мешканців громади.

3.1.20. Видає довідки про реєстрацію місця проживання або місця перебування фізичної особи за запитом фізичної особи згідно з чинним законодавством.

3.1.21. Видає відповідно до чинного законодавства відомості про місце проживання особи та її персональні дані на запити органів державної влади, підприємств, установ, організацій.

 3.1.22. Здійснює інші повноваження, покладені на Відділ відповідно до чинного законодавства.

3.2. З питань ведення діяльності протокольної частини:

3.2.1. Розробляє проекти рішень Лебедівської ради, її виконавчого комітету, з питань, віднесених до його компетенції.

3.2.2. Узагальнює пропозиції і зауваження, внесені депутатами на пленарних засіданнях сільської  ради, бере участь у розробці заходів з їх реалізації;

3.2.3. Надає практичну допомогу постійним комісіям сільської  ради в організації їхньої діяльності, організаційно забезпечує підготовку і проведення засідань, попереднє обговорення в постійних комісіях питань та проектів рішень, що виносяться на розгляд сільської ради;

3.2.4. Здійснює документальне забезпечення проведення засідань виконавчого комітету Лебедівської сільської ради.

3.2.5. Здійснює документальне забезпечення проведення засідань постійних депутатських комісій Лебедівської сільської  ради.

3.2.6. Здійснює документальне забезпечення проведення пленарних засідань депутатів Лебедівської сільської ради.

3.2.7.Тиражування рішень сільської  ради, її виконавчого комітету, протокольних рішень, доручень, розпоряджень Голови сільської ради, та посвідчення їх копій.

3.2.8. Організація та забезпечення опублікування проектів, рішень, черги денної пленарних засідань депутатів, виконавчого комітету Лебедівської сільської  ради та протоколів постійних депутатських комісій на офіційному сайті Лебедівської сільської ради у строки передбачені чинним законодавством України.

3.2.9. Облік явки депутатів на чергові пленарні засідання сільської ради та облік членів виконавчого комітету на чергові засідання виконавчого комітету;

3.2.10. Здійснює реєстрацію у відповідному журналі прийнятих на засіданнях рішень сесій та виконавчого комітету сільської ради.

3.3. З питань організації кадрової роботи:

3.3.1. Відповідає за реалізацію державної політики з питань управління персоналом у Лебедівській сільській  раді та її виконавчому комітеті;

3.3.2. Здійснює повноваження з питань управління персоналом;

3.3.3. Проводить добір персоналу;

3.3.4. Здійснює прогнозування розвитку персоналу, заохочення до службової кар’єри, підвищення рівня їх професійної компетентності;

3.3.5. Проводить аналітичну та організаційну роботи з кадрового менеджменту;

 3.3.6. Оформлює документи при прийнятті та звільненні працівників Лебедівської  ради та виконавчого комітету.

3.3.7. Приймає участь у розробці структури виконавчого комітету Лебедівської сільської  ради;

 3.3.8. Розробляє та бере участь у розробленні проектів нормативно-правових актів, що стосуються питань управління персоналом та трудових відносин у сільській раді та її виконавчому комітеті;

3.3.9. Вносить пропозиції керівництву сільської ради щодо удосконалення управління персоналом та кадрового менеджменту;

3.3.10. Вивчає потребу у персоналі на вакантні посади та вносить відповідні пропозиції керівництву сільської  ради;

3.3.11. Приймає документи від кандидатів на заміщення вакантних посад посадових осіб місцевого самоврядування, перевіряє їх на відповідність встановленим законом вимогам, забезпечує організацію проведення спеціальної перевірки, повідомляє кандидатів про результати спеціальної перевірки, готує довідку про її результати, подає їх на розгляд конкурсної комісії, здійснює інші заходи щодо організації конкурсного відбору;

3.3.12. Оформляє протоколи засідань конкурсної та атестаційної комісій;

3.3.13. Забезпечує організацію проведення перевірки достовірності відомостей щодо застосування заборон, передбачених частинами третьою і четвертою ст. 1 Закону України «Про очищення влади», готує довідку про її результати;

3.3.14. За дорученням керівництва сільської ради перевіряє дотримання вимог законодавства про працю та правил внутрішнього службового розпорядку у виконавчому комітеті Лебедівської сільської  ради;

3.3.15. Разом з іншими структурними підрозділами виконавчого комітету сільської ради: - організовує роботу щодо розробки положень про структурні підрозділи; - організовує роботу щодо стажування посадових осіб місцевого самоврядування; - організовує проведення внутрішніх навчань; - здійснює планування професійного навчання посадових осіб сільської ради та її виконавчого комітету;

 3.3.16. Узагальнює потреби у підготовці, спеціалізації та підвищенні кваліфікації та вносить відповідні пропозиції керівництву сільської  ради;

3.3.17. Веде встановлену звітно-облікову документацію, готує статистичну звітність з кадрових питань;

3.3.18. Надає консультативну допомогу з питань управління персоналом;

3.3.19. Обчислює загальний стаж роботи, стаж перебування на державній службі та органах місцевого самоврядування;

3.3.20. Розглядає пропозиції та готує документи щодо заохочення та нагородження працівників сільської  ради та її виконавчого комітету державними нагородами, відомчими заохочувальними відзнаками, веде відповідний облік;

3.3.21. Забезпечує підготовку матеріалів щодо призначення на посади та звільнення працівників сільської ради та її виконавчого комітету;

3.3.22. Організовує складання Присяги посадової особи місцевого самоврядування особою, яка вперше вступає на службу в органи місцевого самоврядування;

3.3.23. Оформляє документи про присвоєння відповідних рангів посадовим особам місцевого самоврядування;

 3.3.24. Здійснює контроль за встановленням надбавок за вислугу років;

3.3.25. Формує кадровий резерв посадових осіб сільської ради та її виконавчого комітету;

 3.3.26. Веде табель обліку робочого часу працівників та посадових осіб виконавчого комітету Лебедівської  ради;

3.3.27. Ознайомлює посадових осіб з правилами внутрішнього службового розпорядку та іншими нормативно-правовими документами з проставленням ними підписів та дати ознайомлення;

3.3.28. Оформляє і видає посадовим особам виконавчого комітету Лебедівської сільської  ради службове посвідчення;

3.3.29. Формує графік та веде облік відпусток працівників та посадових осіб сільської  ради та її виконавчого комітету;

3.3.30. Готує розпорядження щодо надання відпусток працівникам і посадовим особам сільської  ради та її виконавчого комітету, контролює їх подання;

3.3.31. Здійснює роботу, пов’язану із заповненням, обліком і зберіганням трудових книжок та особових справ (особових карток) працівників та посадових осіб сільської  ради та її виконавчого комітету;

3.3.32. Оформляє і видає довідки з місця роботи працівників та посадових осіб сільської  ради та її виконавчого комітету;

3.3.33. Опрацьовує листки тимчасової непрацездатності;

3.3.34. У межах компетенції готує розпорядчі документи про відрядження працівників та посадових осіб сільської ради та її виконавчого комітету;

3.3.35. Забезпечує видачу у встановленому порядку звільненій особі копію розпорядження про звільнення та належно оформлену трудову книжку;

3.3.36. Здійснює організаційні заходи щодо своєчасного подання посадовими особами сільської  ради та її виконавчого комітету відомостей про майно, доходи, витрати і зобов’язання фінансового характеру за минулий рік, якщо цю функцію не покладено на інший підрозділ;

3.3.37. Здійснює облік військовозобов’язаних і призовників, бронювання військовозобов’язаних у виконавчому комітеті Лебедівської сільської  ради та забезпечує контроль за станом військового обліку військовозобов’язаних і призовників в підпорядкованих установах, якщо ці функції не покладено на інший підрозділ;

3.3.38. Готує розпорядження сільського голови та подає їх на підпис;

3.3.39. Проводить іншу роботу, пов’язану із застосуванням законодавства про працю та службу в органах місцевого самоврядування.

IV. Працівники Відділу мають право:

 4.1. Користуватися правами і свободами, які гарантуються громадянам України Конституцією та законами України.

4.2. На повагу особистої гідності, справедливого і шанобливого ставлення до себе з боку керівників, співробітників і громадян.

4.3. Запитувати від підприємств, установ і організацій усіх форм власності інформацію та матеріали, необхідні для виконання покладених на нього функцій.

4.4.На відповідні умови для нормальної роботи і підвищення кваліфікації працівників відділу, забезпечення їх приміщенням, телефонним зв'язком, засобами оргтехніки, відповідно обладнаними місцями зберігання документів, а також законодавчими та іншими нормативними актами.

4.5. Запитувати від керівників структурних підрозділів сільської ради та її виконавчого комітету, інших організацій необхідні матеріали (доповідні записки, довідки, узагальнення, проекти розпоряджень тощо).

4.6. Повертати структурним підрозділам сільської  ради та її виконавчого комітету, підприємствам, установам і організаціям усіх форм власності документи, виконані з порушенням встановленого порядку або виконані неякісно.

4.7. Перевіряти і контролювати своєчасний і правильний розгляд питань, порушених у заявах, скаргах, пропозиціях, що надійшли до сільської  ради та її виконавчого комітету.

4.8. Брати участь у нарадах та інших заходах та скликати наради з питань, що належать до компетенції відділу.

4.9. Одержувати у встановленому законодавством порядку від посадових осіб та підпорядкованих організацій інформацію, матеріали та пояснення (у тому числі письмові), необхідні для здійснення покладених на неї завдань.

4.10. За погодженням з керівництвом сільської  ради брати участь конференціях, семінарах, нарадах та інших заходах з питань загально - організаційного розвитку.

4.11. На обробку персональних даних фізичних осіб відповідно до законодавства з питань захисту персональних даних для виконання покладених на неї повноважень.

V. Система взаємодії

5.1. Відділ під час виконання покладених на нього завдань взаємодіє з іншими структурними підрозділами сільської  ради та її виконавчого комітету, підприємствами, установами та організаціями усіх форм власності, громадськими об’єднаннями.

VI. Структура Відділу

 6.1. Штатний розпис Відділу затверджується сільською радою у межах граничної чисельності та фонду оплати праці працівників.

6.2. Працівники Відділу – посадові особи місцевого самоврядування, відповідно до вимог чинного законодавства України призначаються на посаду і звільняються з посади розпорядженням сільського голови.

6.3. Посадові обов'язки працівників Відділу визначаються посадовими інструкціями, які затверджуються сільським  головою.

VII. Керівництво Відділу

7.1. Відділ очолює начальник, який призначається на посаду і звільняється з посади розпорядженням сільського голови.

7.2. Начальник відділу:

7.2.1. Здійснює керівництво діяльністю Відділом, несе персональну відповідальність за виконання покладених на відділ завдань.

 7.2.2. Планує роботу Відділу і забезпечує організацію виконання перспективних планів роботи відділу.

7.2.3. Контролює дотримання працівниками Відділу законодавства України, внутрішнього трудового розпорядку.

 7.2.4. Вирішує питання взаємодії Відділу з іншими структурними підрозділами сільської ради та її виконавчого комітету.

7.2.5. Здійснює загальну політику щодо добору і розстановки кадрів у Відділі, вносить керівництву пропозиції щодо призначення на посаду, звільнення з посади працівників Відділу, їх заохочення чи застосування дисциплінарного впливу.

VIII. Заключні положення

8.1. Виконавчий комітет сільської ради створює умови для ефективної праці працівників Відділу, підвищення їх кваліфікації, забезпечує їх окремими приміщеннями, обладнанням, телефонним зв’язком, оргтехнікою та необхідними матеріалами для виконання покладених на них завдань.

8.2. Зміни та доповнення до цього Положення вносяться в порядку, встановленому Регламентом Лебедівської сільської ради.

Секретар сільської ради                                              О.А. Сіроштан.